資料作成ばかりしていても利益は出ない
日本企業って資料作成がやたら多くないですか？
部内にする説明資料、事業所内にする説明資料、本社にする説明資料。
ここまでならまぁ分かりますが，なにやらよく分からない役職のお偉い人に説明する資料。本社の営業に説明する資料。事業所内の別の会議で説明する資料。。。同じことをどれだけ説明すればええねん。
しかもそれぞれの人はバックグラウンドも気にすることも違うので同じテーマの説明でも全然違う話の内容にする必要があります。
この間同じ事業所内の部署や役職が異なる様々な人との飲み会があったのですが，
最近どんな仕事してるんですか？って聞いたら10人中9人が「資料作成」って答えていました。
その中の一人は20分のプレゼンなのに補助スライドも含めたら100枚以上も作らされたそうです。しかも全部のスライドについて細かく修正（フォントとか色合いとか）が入ったそうで非常にかわいそうでした。
当たり前のことですが，資料をいくら作っても売り上げは上がりません。その先の行動こそが大事です。うちの会社だけの事象かと思っていた同じようなことをブログ等で発信している人がちょっと探しただけでも結構いるので日本企業には比較的普遍的な事象と言えそうです。
日本人は細部にこだわることに美学を見出す民族です。それがいい方向に働く場合も多いです。スポーツの大谷選手とか，アニメ文化とか日本食文化とかです。細部へのこだわりがいい方向に行けばいいのですが，資料作成とかはかなり悪しき習慣としか思えません。グラフの色の透明度とかをこだわることに意味があるとは思えません。
資料作成の手間をできるだけ減らす方法
さて，ここ2カ月くらいずっと資料作成する必要がありました。基本的に資料作成で問題になのは事前に手をかけすぎということです。プレゼンの本番で相手に全然伝わらずに問題になることはあまりなく，むしろ事前に偉い人に「こういう資料で行きたいんですが～」みたいな確認の時に永久に修正が入ることが多いです。
同じようなことを色々な人に説明する場合当たり前ですが，同じような資料になります。その際同じ資料を使いまわしていると「〇〇の会議の資料をそのまま使いやがって！手を抜いているのか！」と怒られたりします。
とはいえ同じことを説明するのだから一番いいのは資料の使いまわしです。この2カ月間せっかくの機会だったのでどうやったら資料を使いまわしても怒られないのか実験をしてみました。効果があったものについて以下紹介します。
かなり昔の資料を使いまわす
いずれの資料でもプロジェクトの概要やこれまでの背景を述べることになるかと思います。そしてそこだけでも結構な分量なことが多いでしょう。ここが毎回同じだと見ている方としては使い回し感が出てきます。むしろこんなところ使い回しにして他のところに手をかけるべきですが一部の細部にこだわりたい派の上司の承認を得ないといけない場合、マンネリな感じが醸成されてしまいます。といってもまた1から作り直すのはしんどいです。その場合，半年とか一年前くらいに作った資料を引っ張り出してきてそれをもとにして作るとレイアウトとかが新鮮で使いまわし感が大分緩和されます。上司は半年前の資料なんか存在すら忘れています。
表のスタイルを変える
資料の中で数字を説明する場合表を使うケースがあると思います。表はいくつか作成方法があります。例えばエクセルの表を貼る。パワポの表機能を利用する。といった方法があります。それぞれについて背景色を変えればいくつものパターンが可能です。本当に小手先ですが表のスタイルを変えるだけでスライドの印象がガラッと変わります。なかなか多用は難しいですが，結構使える小手先の技です。資料作成がうまい人はとても見やすいその人独自の表のスタイルを確立している人が多いです。
細部にこだわるのが好きな人はいいですが，私はさっさと終わらせて別の仕事をするか帰りたい派なので今後も色々手を変え品を変えやっていきたいと思います。
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