終わらない資料作成から逃れる小技

終わらないプレゼン資料作成

今日も今日とて永遠に終わらない資料作成でした。仕事の中で断トツで無駄だと思うのは資料作成です。社外に発表するとか、経営に承認をもらうための資料とかなら分かります。あと、重要な部分の数字の正確性など、中身をこだわるのは分かります。でもそうではなく、社内の進捗確認資料で見栄えをそこまで重視しなくてもいいやろ。
あまつさえ，「数字を見なくても内容を納得できるような見栄えにしろ！」とかいうコンプライアンスすれすれのことを言ってくる上司もいます。

そして残念ながらこれは弊社だけでなく日本共通の現象らしいです。Twitterで「ざんねんな情報共有ずかん」というのが回ってきましてその中にとても納得のいく画像がありました。

どこでも似たような状況みたいですね。私も自分の資料ではないですがrev15までなら見たことがあります。生産性悪いですねー。長期間衆人の目にさらされる性格の資料なら徹底的に作りこむのは理解できますがこの時のrev15というのは月次報告の資料です。一回プレゼンに使用したらデータベースの奥に埋もれるだけの運命です。そんな資料作るくらいなら新しいアイデア考えたいです。

資料作成を終わらせる小技3つ

資料作成を真正面から向き合っていたら永久に終わりません。私が普段使っている小技を紹介します。
※大前提として数字などの本当に重要な部分はちゃんと作り込んだ上で、それでも資料が通らないだろう時の方法になります。内容をちゃんと作るのは大事です！

うまくいっている人の資料をパクる

資料の見栄えなんて正直趣味の世界です。自分のセンスと上司のセンスが合わなかったらどうしようもないです。センスなので合わせようと思ってもなかなか難しい。はて困った。そんな時は他の人の資料の構成を丸パクリしています。データベースには他の人の資料がアップされているので，論理構成（起承転結がいいのか、要点を先に示したほうがいいのか等）、表の使い方、グラフの色、文字のフォントなどは比較的うまく行っている人のを丸ぱくります。上司も別々の資料を何種類も見ているので，構成を同じにするだけで脳みそに入っていく情報量が格段にアップしていそうな感じを受けます。

ファイル名の語尾に「rev.4」等を追記する

全然リバイスしていない資料でも資料の後ろにrev.4とかを入れるようにしています。例えば、11月度進捗報告_rev4とかです。特にチームで作成して上司に見せる資料とかには有効です。チームでディスカッションをした感じがでます。（実際にはしていなくても）
この方法は使いどころが大事でリバイスしていてもおかしくないような資料にのみ使えます。他の人は本当にリバイスしていてvol.4とかになっているような性格の資料には使えます。リバイスの回数も少なすぎず多すぎず，まわりの空気を読みながら設定したほうが良いです。この技は結構使えます。上司は結局中身なんて確認していないので，「チームで頭を十分絞ったか」どうかわかればいいのです。

本命のアイデアを自分でディスる

提案型の資料を作っていると、100%の説得力ではないもののその時点では最適解である方法を提案することがあります。そんなとき，そのアイデアを前面に押し出してプレゼンするとあら探しをされてアイデアが潰されてしまい、また一からやり直しという憂き目に会います。そのため，最適解をあえて自分でディスるようなプレゼンにすることで，逆に上司が「いや，このアイデアは可能性あるんだからこれにしろ」とか言ってくることがあります。上司はただ文句言っている自分に酔いたいだけなので，こうすることで本来自分が通したかった案を通すことができることがあります。

このような小技を使うようにしたところ確実に資料作成にかける時間は減りました。しかし、まだ全然無駄ばかりです。不思議なのはみんな資料作成についてブーブー言っている割にこういう風な小技を使ったり考えたりはしてないんですよね。真面目な人が多いのか、真正面からぶつかって正々堂々承認されたい！みたいな欲求があるんでしょうか。

正攻法であろうが、裏ワザであろうが、多少せこかろうが、無駄な時間は極力減らせるよう今後も努力していきたいです。